Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Бухгалтерия – одна из наиболее точных теоретических и прикладных наук , благодаря которой в полном соответствии с законодательными нормами отражается любое, самое незначительное передвижение наличных и безналичных денег, товаров и других материальных ценностей. Истоки упорядоченного учета уходят в глубокую древность, с течением веков система усовершенствовалась. Наибольшее развитие бухгалтерия получила в Англии и Италии.

Российские финансисты различного уровня в наши дни используют строго регламентированный план счетов, который утвержден Приказом Министерства Финансов России от 31 октября 2000 г. №94н .

Определение

Счет 71 является одним из наиболее широко используемых в осуществлении бухгалтерской записи операций. Котировки счета 71, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» или «Исчисление подотчетных сумм», применяют для того, чтобы отразить данные по средствам, которые выданы из кассы и получены работником хозяйствующего субъекта.

Задачи выдачи денег в подотчет сотруднику следующие :

• осуществление хозяйственно-операционных мероприятий;
• проведение мелкооптовых покупок товаров;
• обеспечение командировочных и представительских расходов.

В большинстве случаев необходимость выдачи финансовых средств возникает при выполнении сотрудником поставленных руководством задач, для осуществления непосредственной деятельности организации.

Особенность сути счета 71 состоит в том, что выданная сумма не переходит в собственность подотчетного лица, имеют строго целевое назначение.

То есть работник предприятия имеет право тратить деньги только на цели, которые поставил руководитель, а также если они являются производственной необходимостью. Если возникает остаток полученной в подотчет суммы, его возвращают в кассу .

Важным моментом является соблюдение кассовой дисциплины относительно операционной наличности. После полного выполнения сотрудником поставленной задачи, необходимо предоставить полный отчет по поводу расхода полученных средств в течение трех рабочих дней .

В противном случае, если по каким-либо причинам нарушены или отчет вообще не предоставлен, подобные суммы расцениваются современный Налоговым кодексом РФ в качестве дохода физического лица и подлежат налогообложению в совокупности с другими доходами работника в соответствии со ст. 137 ТК РФ . Удержание не использованных и не возвращенных средств производится на основании ст. 138 ТК РФ после подачи им письменного заявления и в пределах до 20% заработной платы .

Современная нормативная база России не регламентирует срок выдачи подотчетных средств, эти моменты оговариваются внутренними документами организации. В качестве подотчетных сумм деньги могут быть выданы исключительно сотрудникам предприятия.

Дебет и кредит

Счет 71 относится к категории активно-пассивных . С этой особенностью связан тот момент, что остатки на счете могут быть дебетовыми и кредитовыми:

1. Дт 71 отражает объем денежных средств, которые выданы из кассы и получены работником.
2. Кт 71 показывает расход денег, подтвержденный документами, прилагаемыми к авансовому расчету.

Деньги после распоряжения руководителя выдаются как из кассы, так и перечисляются со счета в банке на пластиковую карту. Основным правилом является получение отчета по использованию предыдущих подотчетов, только после этого выдается новая сумма. Для упрощения систематизации учета лица, которые могут получить деньги для хозяйственных затрат, закреплены внутренним приказом по организации и с ними подписывается особый документ – Договор материальной ответственности.

Характеристика

Информационное содержание счета определяет данный счет как регистр материального учета денежных средств. Приказ «Об учетной политике предприятия» регламентирует особенности ведения счета 71 – по активной или пассивной стороне.

1. Сальдо кредитовое . Эпизодичное использование подотчета небольшого объема на предприятиях со скромными оборотами позволяет оплачивать расходы после их свершения.
2. Сальдо дебетовое . Руководство избирает политику предварительной выдачи денег. Авансирование — наиболее удобный вариант для предприятий, где практикуются частые, длительные командировки или постоянные масштабные закупки за наличный расчет.

По каждому подотчетнику на предприятии ведут развернутый аналитический учет в разрезе 71 счета. Если аналитический учет фиксирует конкретные обороты по каждому отдельному сотруднику, то благодаря синтетическому учету отражается общая сумма оборотов, остатки, характеризующие взаимоотношения между персоналом и организацией в области расходов производственного характера.

Кассовая дисциплина заключается в следующем :

1. Командированные сотрудники отчитываются в день приезда, если это произошло в рабочее время. В других ситуациях для отчета законодательство отводит три рабочих дня – Указание Центрального Банка РФ №3210 от 11 марта 2014 года в пункте 6.3.
2. Штатный персонал, находящийся на рабочем месте постоянно, должен отчитаться с момента получения денег по расходному ордеру из кассы или поступлению средств на карту.

Корреспонденция

От того, насколько правильно и точно произведена каждая проводка, в дальнейшем зависит соответствие общего синтетического учета, формирование баланса и налоговой отчетности. Теорией бухучета предполагается корреспонденция счета 71 в определенными счетами, как по дебиту, так и по кредиту.

Дебет — 50 «Учет кассы», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Корреспондентский банковский счет», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 91 «Прочие доходы и расходы».

Кредит – счета , 10, 11, 15, отражающие расчеты по операциям с материальными ценностями, ОС, внеоборотными активами. Производственный раздел – 20, 23, 25, 26, 28, 29. Категория товарного учета — 41, 45. Учет денежных средств в различной форме – 50, 52, 55, расчеты отражаются на сч. 70, 76, 79. Закрытие оборотов и выведение итогов по подотчетам проводится на счетах , 97. Выведение прибыли или убытков проводится по кредитовой стороне счета 99.

Ведение двойной записи должно соседствовать Инструкции по использованию Плана счетов.

Проводки

Активно-пассивный счет 71 корреспондируется с определенным перечнем счетов , отражающих операции, присущие данной части деятельности фирмы. В первую очередь, это счета по учету наличных (50 «Касса») и безналичных (51 «Банк»), а также материальный учет по товарам, услугам, производству — 08, 10, 20, 26, 44. Корреспонденция по любым учетным мероприятиям отражается в основном реестре – Журнале бухгалтерских операций, который имеет следующую форму :

Расчеты с сотрудниками проводятся следующим образом .

• сумма задолженности работников перед предприятием;
• сумма задолженности компании перед персоналом;
• выводятся обороты по дебетовой и кредитовой сторонам;
• выводится развернутый остаток на день окончания отчетного периода.

Оборотно-сальдовая ведомость

В заполнении по учету авансовой отчетности есть также определенные особенности . Она может иметь сальдо по дебетовой стороне, когда учетной политикой на предприятии проводится выдача авансов на предусмотренные законодательством расходы. Кредитовый остаток практикуется при итоговых расчетах с «подочетниками» по схеме: расход – авансовый отчет – выдача денег .

В связи с особенностями ведения операций, обычно авансовыми отчетами занимается опытный бухгалтер или руководитель финансовой службы.

Формирование ОСВ в 1С представлено ниже.

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в .

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите . Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

• если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
• если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

В этом материале, который продолжает серию публикаций, посвященных новому плану счетов, проведен анализ счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" нового плана счетов. Этот комментарий подготовлен Я.В. Соколовым, д.э.н., зам. председателя Межведомственной комиссии по реформированию бухгалтерского учета и отчетности, членом Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России, первым Президентом Института профессиональных бухгалтеров России, В.В. Патровым, профессором Санкт-Петербургского государственного университета и Н.Н. Карзаевой, к.э.н., зам. директора аудиторской службы ООО "Балт-Аудит-Эксперт".

Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:

Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 50 "Касса" - на суммы, возвращенные в кассу; Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы, удержанные из зарплаты; Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства; Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов; Дебет 91.2 "Прочие расходы" - если недостачу нельзя возместить.

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.

Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:

Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным. Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.